"Email đó ở đâu?"
Hộp thư đến của mọi người có khoảng bao nhiêu email? Mấy chục, mấy trăm hay hàng nghìn? Mọi người thường mất bao lâu để tìm một email cần Có thường mông lung "email đó ở đâu?"?
(Bỏ qua bài viết này nếu bạn không muốn tìm hiểu về việc sắp xếp email và nghĩ là không bao giờ cần tìm email cũ.)
"Email đó ở đâu?"
Thường thì chúng ta sẽ muốn làm mọi thứ thật nhanh ngay từ ban đầu nên cứ để mọi thứ ở hộp thư đến. Chúng ta nghĩ như vậy là tiện nhất. Nhưng không, qua vài tháng, vài năm, hộp thư đến chứa nhiều email như tủ áo quần lâu ngày không được xếp. Và chúng ta khó có thể tìm được chính xác email muốn tìm dù đã search theo tên người gửi, theo chủ đề.
Trong thời gian đầu đi làm, mỗi khi muốn tìm email mình thường tìm theo tên hoặc chủ đề email, và mất tương đối nhiều thời gian để tìm đúng email giữa rất nhiều kết quả. Nhất là khi nhìn vô hộp thư đến, quá nhiều email đến nỗi không muốn tìm luôn.
Một lần tình cờ, thấy mình loay hoay mãi mà chưa có email cần tìm, một bạn đồng nghiệp đã hướng dẫn mình cách rất đơn giản nhưng lại cực kỳ hiệu quả trong việc quản lý email: Tạo nhãn. Cũng từ đó, mình đã có thể sắp xếp các email gọn gàng hơn, biết email nào ở đâu và tiết kiệm được kha khá thời gian thay vì mông lung và thở dài “Email đó ở đâu ta?”.
Nhưng trước khi đọc, thì mình xin phép chia sẻ thêm quan điểm về việc sắp xếp email: Việc email nhiều hay ít, có cần sắp xếp hay không thật ra do thói quen và cách làm việc mỗi người. Có người thích để hết trong một chỗ và tìm bằng từ khoá, có người thích hộp thư đến đầy đủ, hoặc muốn gọn nhưng lười quá không dọn… Nói chung là mỗi người mỗi cách quản lý công việc khác nhau. Nên, nếu không phải là người thích sự gọn gàng, thấy sắp xếp không quan trọng hoặc đã có cách phù hợp thì mọi người bỏ qua luôn, không cần đọc nhé.
Còn mình, cực kỳ yêu thích và có thói quen sắp xếp nên mình viết lại dưới đây những điều mình đã áp dụng và thấy hiệu quả (đáp ứng nhu cầu của mình). Và tất nhiên, các anh/chị/bạn bè có cách nào hay hơn thì có thể cùng chia sẻ, mình rất mong được học hỏi thêm những điều mới.
Theo bài báo “How to spend way less time on email every day" (Matt Plummer) thì hộp thư đến đầy có thể khiến chúng ta mất nhiều thời gian hơn vì cần phải lướt qua những email đã đọc. Nên để tiết kiệm thời gian tới 27 phút mỗi ngày thì có thể lưu trữ hoặc xoá email ở hộp thư đến. Đó là một quan điểm khá phù hợp với suy nghĩ của mình.
1. Xoá email
Có những email chỉ có tính chất thông báo tại một thời điểm. Ví dụ như thông báo tiệc tất niên, đọc xong có thể xoá email để tránh làm đầy hộp thư.
Thông thường, bước xoá email được thực hiện ngay khi email đó đến, có thể đọc hoặc không cần đọc (thông qua nội dung hiển thị/tiêu đề) cũng xoá được.
Và xoá email thật ra cũng cần chút tâm lý dám bỏ. Vì có thể sẽ nghĩ là cần vào lúc nào đó nhưng thật ra tiệc tất niên 2020 thì 2021 sẽ không cần xem lại đâu. Xoá cũng là cách giảm bớt dung lượng cho bộ nhớ của email.
2. Tạo nhãn
Tạo nhãn chính là cách mà mình dùng để lưu trữ, sắp xếp email gọn gàng hơn. Thay vì mỗi lần nhìn thấy hàng trăm, hàng nghìn email và phát mệt thì với việc tạo nhãn chính là bước đầu tiên để giúp cho hộp thư đến thoáng hơn.
Để tạo nhãn chỉ cần vào mục "Danh sách mở rộng" => chọn Tạo nhãn mới. Bấm vào đó là có thể tạo được các nhãn và đặt tên tuỳ ý. Ngoài ra, mỗi nhãn đều có thể đổi màu, thêm nhãn mới cho nhãn đó, chỉnh sửa...
Với việc tạo nhãn, mình đã có thể tạo ra nơi chứa các email và cũng không mất quá nhiều thời gian cho việc lướt qua email ở hộp thư đến. Vậy, tạo xong rồi thì sắp xếp nhãn thế nào để phân loại email hiệu quả và khi tìm cần ít thời gian hơn?
3. Sắp xếp các nhãn
Tạo nhãn chỉ là bước đầu tiên, quan trọng hơn là việc sắp xếp các nhãn như thế nào để dễ tìm.
Mình thường tạo theo cách đơn giản nhất là theo năm. Y như tạo thư mục. Trong năm thì phân chia theo các chủ đề chính:
Ví dụ: Trong năm 2021 thì có:
1. Dự án: những dự án công ty thực hiện.
2. Công ty: các thông báo quan trọng của công ty.
3. Cá nhân: Những email liên quan đến tính chất cá nhân như nghỉ phép, lương, trao đổi công việc...
Trong từng nhãn sẽ tiếp tục phân ra, nếu muốn. Ví dụ dự án A, B, C…
Và mình chỉ phân tới mức này thôi. Tạo quá nhiều tầng sẽ mất thời gian mở, nếu chấp nhận mất thêm chút thời gian thì bạn có thể tạo chi tiết hơn. Với mỗi nhãn, khi đọc hoặc xử lý xong sẽ kéo email vào nhãn đó. Còn email nào chưa xử lý có thể để lại ngoài thư mục đến.
Quay trở lại với bài viết “How to spend way less time on email every day" (Matt Plummer) thì tác giả cho rằng việc tạo nhiều nhãn có thể dẫn đến việc mất thời gian để di chuyển email mỗi ngày. Cụ thể: việc sử dụng các thư mục để sắp xếp và tìm email lãng phí 14 phút mỗi ngày. Và được giải quyết bằng cách 5 ngày sắp xếp một lần, nhưng điều này lại dẫn đến hiệu quả tìm kiếm chậm hơn 9% hơn so với việc tìm bằng từ khoá.
Tuy nhiên, mình nghĩ không có điều gì là hoàn hảo hết, nếu vừa muốn lưu trữ/ sắp xếp email gọn gàng + vừa muốn tiết kiệm thời gian thì việc tạo, sắp xếp các nhãn là phương án cân bằng nhất. Tất nhiên, tạo càng ít nhãn thì càng tốt.
Đến bước này thì đã dọn các email vào đúng chỗ cần tìm rồi. Ngay khi có việc cần xử lý hoặc cần tìm email, chỉ cần vào đúng nhãn sẽ thấy email chính xác muốn tìm.
Dành thời gian để xoá/ sắp xếp email
Với mình, việc xoá email có thể thực hiện ngay lập tức hoặc khi nắm thông tin xong. Còn tạo nhãn thì khi đọc email và xử lý xong mình sẽ kéo vào tab công việc của email đó. Nếu không có thể dành chút thời gian cuối tuần/đầu tuần để thực hiện việc này. Mỗi tuần 1 lần là lý tưởng nhất.
Mỗi tuần mình thường sắp xếp email khoảng 15 phút vào chiều thứ sáu. Nếu nhiều hơn thì khoảng 30 phút. Theo mình thì không nên để quá lâu, sẽ dẫn đến tình trạng nhiều email quá nên lười sắp xếp.
Kết:
Là một người yêu thích việc sắp xếp mọi thứ nên mình cũng yêu thích việc sắp xếp email. Và phía trên là những điều quan trọng mình áp dụng trong suốt những năm đi làm. Nếu chỉ mất vài giây để di chuyển các email vào từng nhãn riêng thì mình có thể tiết kiệm đến vài phút, thậm chí hàng giờ nếu muốn tìm một email cũ. Quan trọng nhất là biết chính xác chỗ để tìm, khi cần.
Sáng thứ hai, nhìn email gọn gàng và biết cần xử lý email nào thì mình bắt tay ngay vào công việc luôn. Cũng như khi cần tìm email nào của dự án cũ, khi có vấn đề cần xem lại thông tin, mình chỉ cần khoảng 1 - 2 phút là tìm được chính xác email đó. Nếu là năm cũ hơn thì mất hơn một chút, khoảng 5 - 10 phút. Với mình, như vậy là tốt hơn việc ngồi suy nghĩ "email đó ở đâu?"
Nếu ngôi nhà bừa bộn, có thể thuê người giúp việc. Nhưng nếu hộp thư đến quá nhiều, chẳng lẽ lại thuê người sắp xếp? Sự bừa bộn có nét đẹp riêng của nó, và sự gọn gàng cũng vậy. Chọn điều gì, là do bạn.
Tống Thuý Hằng
Tham khảo thêm thông tin tại đây:
How to spend way less time on email every day
.png)
Nhận xét
Đăng nhận xét